Convirtiendo tu evento
en toda una experiencia
en tiempos de COVID-19.
Junio 15, 2020 | Luis Miguel Bravo, Director creativo, Dreams Builders Spain.
#1
Desenmascarando
al virus
Los coronavirus son una extensa familia de virus que pueden causar enfermedades tanto en animales como en humanos.
En los humanos, se sabe que varios coronavirus causan infecciones respiratorias que pueden ir desde el resfriado común hasta enfermedades más graves como el síndrome respiratorio de Oriente Medio (MERS) y el síndrome respiratorio agudo severo (SRAS).
El coronavirus que se ha descubierto más recientemente causa la enfermedad por coronavirus COVID-19.
Este virus ahora se conoce como el síndrome respiratorio agudo grave coronavirus 2 (SARS-CoV-2). La enfermedad que causa se llama enfermedad del coronavirus 2019 (COVID-19). En marzo de 2020 la Organización Mundial de la Salud (OMS) declaró que este brote de COVID-19 es una pandemia, poniendo a la población de todo el planeta en una situación desconocida y deteniendo sus vidas de forma abrupta.
#2
El COVID-19
y los eventos corporativos
La vuelta a la normalidad en la demanda de eventos y experiencias se realizará de forma progresiva hasta 2021.
El COVID-19 ha detenido temporalmente los planes de muchas empresas y negocios para realizar eventos, ferias y acciones de marketing con sus clientes o equipos. No obstante, el 78,1% considera que organizará su próximo evento en lo que resta de año, preveyendo un repunte del virus en otoño de 2020.
En 2018 España ocupó la tercera posición en atracción de congresos de carácter internacional.
En este tiempo se han cancelado o pospuesto en España más de 190 ferias y 270 congresos. Según AFE, las ferias y la organizacion de eventos generan un impacto económico de más de 12.000 millones euros a España, la cual además considera que el turista de negocio provoca el doble de impacto que un turista al uso.
No obstante, la mayor parte de los congresos se están replanteando para los meses de Septiembre y Octubre.
#3
Medidas de seguridad
en la “nueva normalidad”
1. Envío y gestión de las invitaciones mediante una plataforma online.
Las invitaciones al evento deberán de realizarse online, así reducimos las manipulaciones y por lo tanto evitamos su contaminación.
2. Realiza el Check-in de todos tus invitados sin contacto.
El check in al evento se realizará mediante medios digitales, lectura de QR o control de accesos RFID para evitar el contacto con otras personas..
3. Desinfección de los invitados y de sus enseres personales.
Antes de acceder a la localización del evento, los invitados deberán pasar por un túnel de desinfección con una nebulización de agua electrolizada.
4. Entrega de kit sanitario a cada invitado.
Una vez desinfectados, todos los invitados recibirán un kit individual con una mascarilla n95 y un bote de gel hidroalcoholico. (Medida recomendable)
5. Desinfección completa del área del evento antes del acceso de los invitados.
Antes de que los invitados accedan al evento, todo el área será asegurada mediante difusores de ozono y pulverización de desinfectante.
6. Ubicación de los invitados a una distancia de 2 metros unos de otros.
En el interior del evento deberá garantizarse la distancia mínima interpersonal de 2 metros, marcada por el Ministerio de Sanidad.
7. Señalización luminosa cuando el aseo esté libre u ocupado.
Para evitar aglomeraciones y colas en las zonas de aseo se recomienda instalar un avisador luminoso similar al que encontramos en los aviones.
8. Desinfección de aseos cada hora o cada 20 usos.
Los aseos son una de las zonas más sensibles en los eventos, por ello han de desinfectarse cada hora o cada 20 usos, lo que primero suceda.
9. Catering preparado en formatos individuales.
Con el fin de evitar contaminación de los alimentos se recomienda principalmente preparar el catering en formatos individuales.
10. Desinfección final y gestión de residuos.
Al salir del evento, los invitados encontrarán papeleras que permitirán reciclar sus kits de desinfección y pasarán de nuevo por el túnel.
#4
Customer Centricity
Experiencias centradas en el cliente.
El storytelling se hace más necesario que nunca para cubrir los vacíos creados por las nuevas medidas de seguridad.
Las nuevas medidas de seguridad para eventos incluyen una distancia interpersonal de 2 metros para los invitados, a parte de reducir drásticamente el aforo de los mismos, puede provocar cierta sensación de vacío. En esta situación, crear un concepto que acompañe al cliente desde el principio es fundamental para hacer llegar el mensaje a nuestro público.
DISTANCIA INTERPERSONAL: 2 metros de distancia entre los invitados.
La distancia interpersonal establecida reduce el aforo de las localizaciones a 1/4 aproximadamente, motivo por el cual se vuelve necesario redefinir la búsqueda de localizaciones.
Crea espacios llenos de vida:
Juega con elementos grandes que proporcionen comodidad y llenen los espacios. Usa además correctamente la iluminación para ocultar espacios vacíos.
Convierte a tu público en el protagonista y haz que vivan tu marca como si estuviesen en primera clase.
El elevado número de medidas de seguridad pueden generar una experiencia hostil para los invitados a tu evento, de ahí que se convierta en fundamental centrar la experiencia en el asistente, e incorporar dichas medidas dentro del propio storytelling para transformar su impacto en un recuerdo positivo y agradable.
“Design Thinking”
Poner el foco en tu cliente para que el se centre en tu marca.
Conocer al cliente y sus necesidades en un entorno hostil cobra aún más importancia, ya sea a nivel emocional como funcional.
Los asistentes a los eventos valoran la comodidad, la integración, la facilidad visual, la calidad del contenido, la posibilidad de hacer networking y cómo no, un buen catering. Con las nuevas medidas de seguridad la tarea de integrar todos estos elementos se complica, creando un espacio vacío de 16m2 alrededor de cada persona, el cual podría llegar a arruinar la experiencia global.
Se estima que la selección y el correcto diseño del espacio de celebración influirá en más de un 50% en la experiencia final que se llevará el cliente, siendo clave para la generación de una conexión con el invitado.
Formato teatro o escuela
Las distancias entre el público y el ponente es una de las principales preocupaciones, ya que en este formato las últimas filas pueden llegar a estar muy lejos del escenario.
Formato circular
El formato circular permite una ocupación del espacio más eficaz, añadiendo la interacción visual entre los asistentes al evento y poniendo en el centro al ponente.
Eventos en formato ring
El formato Ring es un híbrido entre el formato teatro y el circular. Es adecuado para la organización de eventos en localizaciones rectangulares en las que el formato circular no tenga cabida.
Catwalk
El formato Catwalk puede ser la mejor opción en el caso de organizar eventos pequeños o con pocos invitados, permitiendo una visibilidad optima e interacción visual.
#5
Tips & Tricks
El storytelling es la clave.
Crea una historia global en la que tengan sentido todos los elementos de seguridad necesarios.
Integra todo en la historia.
Integra y decora el túnel de desinfección y los elementos más disruptores con la historia.
Solicita flexibilidad a tus proveedores.
Solicita flexibilidad por parte de las localizaciones en caso de pandemia o desastre.
Evita las tecnologías táctiles.
Evita los dispositivos táctiles y VR o prevee su desinfección después de cada uso.
Interactúa con el exterior.
Realiza un evento híbrido. Gracias a pantallas móviles permite la interacción con el exterior.
Garantiza un networking seguro.
Crea un área de networking e interacción segura en la que puedas garantizar el espacio interpersonal entre tus invitados.
